חשבוניות ישראל היא המערכת של רשות המסים לניהול הקצאת חשבוניות: היא נותנת מספר הקצאה לחשבונית מס. מיוני 2026 צריך מספר כזה בכל חשבונית מס של יותר מ־5,000 ₪ לפני מע״מ שעוסק מורשה מוציא ללקוח שרשום כעוסק מורשה. בלי המספר, הלקוח לא יכול לקזז את המע״מ ששילם.
לדוגמה: מיכל היא מעצבת פנים מרמת גן, עוסקת מורשה. בספטמבר היא סיימה לעצב משרד לחברת תוכנה קטנה ושלחה לה חשבונית מס על 18,000 ₪ לפני מע״מ. אחרי שבוע הגיע מייל ממנהלת הכספים של החברה. על החשבונית לא היה מספר הקצאה, והתשלום ממתין עד שיתקבל מספר הקצאה לחשבונית. מיכל שמעה על הרפורמה, אבל הייתה בטוחה שהיא נוגעת רק לעסקים גדולים.
1. בדקו מי הלקוח לפני שמוציאים את החשבונית
החובה חלה כשהלקוח רשום כעוסק מורשה, כי רק הוא מקזז מע״מ. בחשבונית ללקוח פרטי אין צורך במספר הקצאה. שאלו את הלקוח כבר בשלב הצעת המחיר אם הוא עוסק מורשה ומה מספר העוסק שלו. באותה הזדמנות בררו גם למי לשלוח את החשבונית: לאיש הקשר שעבדתם איתו, או ישירות להנהלת החשבונות. כך החשבונית יוצאת נכונה כבר בפעם הראשונה, ומגיעה לאדם שמאשר את התשלום.
2. עקבו אחרי הסף, כי הוא ירד בשנתיים האחרונות
| תקופה | חשבונית מס מעל (לפני מע״מ) |
|---|---|
| 2024 | 25,000 ₪ |
| 2025 | 20,000 ₪ |
| מינואר 2026 | 10,000 ₪ |
| מיוני 2026 | 5,000 ₪ |
הספים לקוחים מדף השירות של רשות המסים, "בקשה למספר הקצאה לחשבונית מס". חשבונית של 8,000 ₪ לפני מע״מ לא דרשה מספר בשנה שעברה, והיום היא דורשת. אם יש לכם לקוח עסקי קבוע, בדקו את סכומי החשבוניות שלו מול הטבלה. שימו לב שהסף נמדד לפני מע״מ: חשבונית של 5,500 ₪ לפני מע״מ כבר מעל הסף, גם אם הלקוח מסתכל רק על הסכום הכולל.
3. עוסק פטור לא מקבל מספר הקצאה
עוסק פטור לא מוציא חשבונית מס, ולכן הוא לא מקבל מספר הקצאה בכלל. מי שעומד לעבור מעוסק פטור לעוסק מורשה ועובד עם לקוחות עסקיים, יפגוש את הנושא כבר בחשבוניות הראשונות אחרי המעבר.
4. הכינו את הפרטים שהבקשה צריכה
כדי לבקש מספר צריך את מספר העוסק המורשה של הלקוח, את מספר החשבונית, את הסכום לפני מע״מ ואת סכום המע״מ. שמרו את מספר העוסק של כל לקוח עסקי יחד עם שאר הפרטים שלו, ואז לא תצטרכו לחפש אותו בכל חשבונית מחדש. ממולץ, לעבוד עם תוכנה להפקת חשבוניות שיודעת לשמור ולנהל לקוחות עבורכם.
5. בחרו איך תבקשו את המספר
הסדר הוא כזה: מפיקים את החשבונית, שולחים את הפרטים שלה לרשות המסים ומקבלים מספר הקצאה. המספר צריך להיות מודפס על החשבונית, ורק אחר כך היא נשלחת ללקוח. מי שעובד עם פנקס, או עם תוכנה שלא מחוברת לרשות המסים, מבקש את המספר בעצמו באתר של רשות המסים. בתוכנה להפקת חשבוניות המחוברת לרשות המיסים הבקשה יוצאת מתוך התוכנה, והמספר מודפס אוטומטית על החשבונית הדיגיטלית לפני שהיא נשלחת ללקוח. פירוט של הסכומים, של הפרטים לבקשה ושל ביטול חשבונית שכבר קיבלה מספר יש במדריך מספר הקצאה לחשבונית.
6. כשעסקה מתבטלת: חשבונית זיכוי
חשבונית שכבר יצאה אי אפשר לתקן. אם הלקוח ביטל את העבודה או חלק ממנה, מוציאים חשבונית זיכוי, ושולחים אותה לאותו אדם שקיבל את החשבונית המקורית. כדאי לדעת את זה מראש, כי הדחף הראשון של רוב העצמאים הוא למחוק את החשבונית ולהוציא חדשה.
7. בדקו כל חשבונית לפני שאתם שולחים אותה
אחרי שהפקתם חשבונית מס ללקוח עסקי, ולפני ששלחתם אותה, הסתכלו על שלושה דברים: אם הלקוח עוסק מורשה, אם הסכום לפני מע״מ מעל הסף, ואם מספר ההקצאה כבר מודפס עליה. זו בדיקה של חצי דקה. אילו מיכל הייתה עושה אותה, החשבונית הראשונה שלה הייתה נשלחת עם המספר, והתשלום לא היה מחכה.
רואה חשבון דיגיטלי ומספר הקצאה מתוך המערכת
ב־AccountIT יש מסלול בשם "רואה חשבון דיגיטלי: תוכנה להנהלת חשבונות ולדוח השנתי בניהול עצמי". מספר הקצאה מופק מתוך המערכת בלחיצת כפתור. אחרי שמפיקים חשבונית מס מעל הסף, המערכת מודיעה שצריך מספר. המערכת מדפיסה את המספר אוטומטית על החשבונית, ואז היא נשלחת ללקוח במייל או בוואטסאפ. הבדיקה אם חובה לבקש מספר הקצאה, וגם הדיווח, נשארות בידי בעל העסק.
המסלול כולל הכנת דוחות שוטפים למע״מ ולמס הכנסה. את ההגשה מבצעים בעצמכם. התוכנה רשומה ברשות המסים. מספר האישור מופיע באתר, וניתן לבדוק אותו במאגר רישום התוכנות של מס הכנסה. אפשר להתחיל ב־45 יום ניסיון חינם, בלי כרטיס אשראי ובלי התחייבות.
שימוש בתוכנה להנהלת חשבונות התומכת במספרי הקצאה מאפשר לבעל העסק להיות מעודכן תמיד עם הדרישות של רשות המסים ועם התקנות שהיא מפרסמת מעת לעת, ולהקל משמעותית על ניהול והפקת מספרי ההקצאה.
